Privacy and cookies

1 Behandling av personopplysninger ved QSPA

Når du er i kontakt med QSPA kan det forekomme at vi innhenter og behandler personopplysninger om deg. Vi har derfor utarbeidet denne personvernerklæringen som gjelder for de personopplysningene vi samler inn og behandler om deg i forbindelse med din kontakt med oss.

QSPA er opptatt av ditt personvern og behandler personopplysninger i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (GDPR). Denne personvernerklæringen inneholder blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan vi behandler disse og hvilke rettigheter du har.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er QSPA ved daglig leder. For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du henvende deg direkte til oss:

Adresse: Operagata 65B, 0194 Oslo

E-post: qspa@qspa.no

Telefon: +47 915 30 472

Org.nr.: 996 528 715

2 Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og behandler personopplysninger i en ulike sammenhenger. Opplysningene kan komme fra deg direkte dersom du for eksempel selv står for henvendelsen, eller fra andre.

Hvilke personopplysninger vi samler inn om deg, hvorfor vi samler inn disse og hvordan disse personopplysningene behandles varierer ut fra hvordan vi kommer i kontakt med deg. I det følgende gis en oversikt over hvordan vi behandler personopplysninger i de ulike situasjonene.

2.1 Besvare henvendelser som kommer inn til oss

QSPA mottar ulike henvendelser, både via telefon, e-post eller ved besøk ved QSPA Bispevika.

Ved slike henvendelser mottar og behandler vi personopplysninger som navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen.

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagt, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler til og fra QSPAs administrasjon logges i mobiltelefonen til daglig leder i QSPA eller daglig leder av QSPA Bispevika. De opplysninger som lagres er telefonnummer og tidspunkt for samtalen. Logger slettes regelmessig.

Behandlingsgrunnlaget for personopplysningene som behandles i forbindelse med henvendelser til QSPA er vår berettigede interesse. Det er vår vurdering at vi har en berettiget interesse i å behandle dine personopplysninger for å kunne besvare henvendelser som kommer inn til oss. Behandling av personopplysninger vil for eksempel være nødvendig for å hjelpe deg med det du lurer på.

2.2 Medlemskap i QSPA

QSPA tilbyr personlige medlemskap i QSPA. Personopplysninger som behandles er navn, telefonnummer og e-post. Opplysningene vil inngå i en intern medlemsoversikt og i en kundeliste i vårt regnskapssystem. De benyttes til å administrere ditt medlemskap, som blant annet innebærer å oversende relevant informasjon om QSPA (updates, invitasjoner o.l.) og til å utstede faktura for medlemsgebyr.

Behandlingen skjer på grunnlag av vår avtale med deg om å opprette medlemskap i QSPA. Det er frivillig å inngå avtale om medlemskap og du kan når som helst velge å si opp abonnementet. Dette kan du gjøre ved å henvende deg til oss. Opplysningene om deg vil bli slettet når medlemskapet opphører, med unntak av regnskapsdata som oppbevares i henhold til regnskapslovgivningen.

2.3 Videreformidling av grafisk kunst

QSPA videreformidler salg av grafiske kunst ved utstillinger ved QSPA Bispevika. Det kan også forekomme at QSPA videreformidler kunst i andre fora, f.eks. ved auksjon eller ved direkte henvendelser. I tillegg vil QSPA i enkelte tilfeller videreformidle kunst gjennom ekstern gallerist.

Ved videreformidling av kunst vil QSPA lagre kjøpers navn, telefon og e-post samt info om kjøpsobjekt i en digital kasseløsning som genererer en ordreoversikt og en kvittering som sendes kjøper på e-post. Ved enkelte typer videreformidling vil det i stedet bli benyttet faktura. Kjøper vil inngå i en kundeoversikt, lagret i kasseløsningen. Kundeoversikten vil bli delt med vår forretningsfører som inntar kundeopplysningene i sitt regnskapssystem, se punkt 3.1. Regnskapsdata oppbevares i henhold til regnskapslovgivningen.

Behandlingen skjer på grunnlag av vår avtale med deg om kjøp som videreformidles av QSPA.

2.4 Donasjoner

QSPA mottar donasjoner. Personopplysninger som behandles i den forbindelse er navn på giver, en beskrivelse av donasjonen og eventuelt øvrige personopplysninger som måtte bli gitt av giver. Donasjoner vil bli registrert i en egen oversikt. Donasjoner med en antatt verdi over kr. 35.000, vil også bli publisert i note til årsregnskapet samt i oversikt på vår nettside.

Det er vår vurdering at QSPA har en berettiget interesse i å behandle personopplysninger i relasjon til donasjoner som gis til oss. Opplysningene anses nødvendige for å ha oversikt over donasjoner til QSPA og for å kunne takke for støtten. Publisering av enkelte donasjoner er videre vurdert som viktig for å sikre åpenhet om donasjoner som gis til QSPA. Den enkelte gis mulighet til å reservere seg mot slik publisering før donasjonen aksepteres av QSPA.

2.5 Arrangementer

Dersom du skal delta på en av QSPAs arrangementer, vil det kunne bli registrert ulike personopplysninger om deg.

Personopplysninger som behandles kan være navn, stilling og annen informasjon om deg og din bakgrunn beroende på hva slags begivenhet det er tale om og hvilken rolle du har.

Behandlingsgrunnlaget kan variere avhengig av hvilke personopplysninger som behandles og din rolle. I enkelte tilfeller vil det være nødvendig for å gjennomføre en avtale med deg. I andre tilfeller vil vi ha en berettiget interesse i å behandle personopplysningene ettersom det anses som nødvendig for å gjennomføre arrangementet.

Det vil også kunne bli tatt bilder og/eller film av begivenheten. Ved publisering av bilde (personbilde) og eller film av person i fokus, vil vi be om ditt samtykke. Det er frivillig å samtykke til slik behandling. Unntak fra samtykke kan gjelde der avbildningen har aktuell og allmenn interesse. For publisering av slike bilder og film og for bilder og film uten fokus på enkeltpersoner (situasjonsbilder) vil behandlingsgrunnlaget være QSPAs berettigede interesse i å kunne dokumentere arrangementet.

2.6 Tilrettelegging

I forbindelse med QSPA sine arrangementer vil du, avhengig av arrangementet, kunne melde fra om allergier eller annen matsensitivitet e.l., eller om nedsatt funksjonsevne e.l. Slike opplysninger vi bli registrert i en intern gjesteliste. Dette er nødvendig for at vi skal være sikre på at du ikke får servert mat du ikke tåler eller ønsker å unngå samt for å sørge for tilrettelegging for f.eks. rullestolbrukere.

Behandlingsgrunnlaget vil være QSPAs berettigede interesse. Det er i både QSPA og deltakernes interesse at arrangementet forsøkes tilpasset de enkelte deltakernes behov. I den grad vår behandling omfatter særlige kategorier av personopplysninger, dvs. at opplysningene f.eks. er egnet til å si noe om din helse, vil behandlingen være basert på ditt samtykke.

Opplysningene vil kun bli delt med de som har behov for tilgang til slike personopplysninger for å gjennomføre arrangementet, f.eks. vår leverandør av mat.

2.7 Daglig ledelse og styrets bruk av e-post og telefon

Styremedlemmene benytter e-post og telefon i forbindelse med utøvelsen av sitt arbeid, herunder for å kunne korrespondere med interne og eksterne kontakter. De personopplysninger som vil bli behandlet er navn, e-postadresse, telefonnummer og andre opplysninger som oppgis i korrespondansen.

Behandlingsgrunnlaget vil enten være avtalen vi har med deg, dersom vi har inngått en avtale med deg direkte. Har vi ikke en avtale med deg, vil vårt behandlingsgrunnlag være at vi har en berettiget interesse fordi behandlingen er nødvendig for at styret skal kunne utføre sitt arbeid for QSPA.

2.8 Tildeling av priser

QSPA deler ut priser til kunstnere innen feltet grafisk kunst. Utdelingene skjer på bakgrunn av nominasjoner fra kuratorer, museumsdirektører og andre kunstnere.

Personopplysninger som behandles er blant annet navn, bilder og beskrivelse av vedkommende kunstners verker og at vedkommende er nominert for, eventuelt tildelt, den aktuelle prisen. I tillegg kan det fremkomme opplysninger om kunstnerens bakgrunn og andre forhold som er relevant for nominasjonen. En oversikt over vinnere, nominerte og andre bidragsytere fremgår av QSPAs nettside. Vinnerne vil for øvrig fremgå av QSPAs årsberetning og for øvrig bli publisert i QSPA sine kanaler.

QSPA lagrer en intern oversikt over de nominerte. Denne oversikten deles foruten med administrasjonen, kun med komiteen som er ansvarlig for å avgjøre vinneren av den aktuelle prisen. Behandlingsgrunnlaget vil være QSPA sin berettigede interesse. Behandling av personopplysningene er nødvendig for at QSPA skal kunne gjennomføre utdeling av priser og fremme grafisk kunst, og anses som lite inngripende for de nominerte kunstnerne ettersom en slik nominasjon anses som en anerkjennelse for den nominerte. Det vil bli innhentet samtykke fra kunstnerne før personbilder publiseres på våre kanaler.

2.9 Bruk av informasjonskapsler

QSPA benytter informasjonskapsler (såkalte «cookies») for å sikre optimal drift av vår nettside. Informasjonskapslene er generert fra statistikkprogrammet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler for å lage statistikk over hvor mye og hvordan nettstedet blir brukt, slik at vi kan diagnostisere tekniske feil, analysere trender og forbedre nettsidene.

Vårt oppsett i Google Analytics er slik at din IP-adresse blir anonymisert og ikke lagret i systemet. Vi benytter heller ingen andre former for brukeridentifikasjon. Det betyr at vi gjennom statistikken for eksempel kan se at en bruker med et gitt teknisk utstyr og nettleser har besøkt nettstedet, hvilke sider som ble besøkt og over hvor lang tid – men vi kan ikke se hvem den brukeren faktisk var.

Følgende cookies fra Google Analytics benyttes:

Facebook benytter informasjonskapsler og disse finnes også på våre ulike sider på Facebook. Disse kapslene er administrert av Facebook, som samler inn informasjon om din aktivitet på våre sider (som hva du trykker på, når du er inne osv.). På bakgrunn av dette lager Facebook statistikk som er tilgjengelig for oss. Denne statistikken bruker vi til å identifisere interesser, analysere trender og forbedre våre Facebooksider. Det er ikke mulig for oss å identifisere deg ut fra opplysningene i statistikken.

Mer informasjon om hvordan Facebook bruker informasjonskapsler er tilgjengelig her: https://nb-no.facebook.com/policies/cookies/.

Mer informasjon om hvordan Facebook bruker data som samles inn gjennom informasjonskapsler er tilgjengelig her: https://www.facebook.com/about/privacy/update.

Bruk av informasjonskapsler er frivillig og behandlingen av personopplysningene i informasjonskapslene er basert på ditt samtykke. Dersom du ikke ønsker at din informasjon skal lagres i informasjonskapsler kan du når som helst reservere deg mot bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i nettleseren din.

Vi gjør oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider eller profiler i sosiale medier ikke fungerer, eller ikke fungerer optimalt.

2.10 Annen behandling av personopplysninger

Dersom QSPA behandler dine personopplysninger på annen måte enn det som fremgår av denne personvernerklæringen vil du bli informert om dette og grunnlaget for denne behandlingen.

3 Hvem vi deler opplysningene dine med

3.1 Administrasjon

Enkelte deler av QSPAs administrasjon forestås av Det kongelige hoff, blant annet administrasjon knyttet til forretningsførsel. Det innebærer at enkelte ansatte ved Det kongelige hoff vil få tilgang til personopplysninger som er relevante for administrasjon av QSPA.

Det kongelige hoff har strenge interne rutiner for tilgangskontroll, og dine personopplysninger vil kun deles med de ansatte ved Det kongelige hoff som trenger slik tilgang i forbindelse med sitt arbeid. Det er også inngått en databehandleravtale mellom QSPA og Det kongelige hoff, se punkt 3.2 nedenfor.

3.2 Databehandlere

QSPA bruker i enkelte sammenhenger databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Dette er typisk tjenesteleverandører innen drift, vedlikehold og andre tekniske løsninger til QSPA, og våre samarbeidspartnere ved arrangementer. Våre databehandlere får kun tilgang til de personopplysninger som er nødvendige for at databehandleren skal kunne levere sine tjenester til oss.

For å sikre dine rettigheter har vi inngått databehandleravtaler med våre databehandlere som blant annet innebærer at dine personopplysninger ikke kan brukes for andre formål enn det vi har avtalt med deg.

Vår bruk av databehandlere vil kunne innebære at dine personopplysninger blir overført til databehandlere som befinner seg i land utenfor EU/EØS. Det innebærer at personopplysninger kan overføres til et land med et regelverk som ikke gir samme grad av beskyttelse av personopplysninger som reglene i Norge. For å sikre ditt personvern vil slik overføring kun skje i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen, for eksempel via kontraktsfestede ordninger godkjent under GDPR.

3.3 Andre tredjeparter

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som gir oss rett til, eller pålegger oss, å gi ut informasjonen.

Der det er opplyst om det i denne personvernerklæringen kan personopplysninger om deg publiseres på nett. Vi vil ikke publisere dine personopplysninger på nett med mindre det foreligger et gyldig grunnlag for å publisere disse opplysningene. Dette kan være vår berettigede interesse eller ditt frivillige samtykke.

4 Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppnå det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke slettes når samtykke trekkes tilbake, eller så lenge samtykke anses gyldig dersom vi har oppgitt hvor lenge et samtykke er gyldig. Er behandlingsgrunnlaget avtalen vi har med deg, slettes personopplysningene når avtalen og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Har vår berettigede interesse begrunnet behandlingen, vil vi slette personopplysningene når en slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Dette kan for eksempel være at vi har besvart din henvendelse til oss.

Enkelte av personopplysninger som samles inn og behandles av QSPA vil kunne bli lagret lengre enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for dersom opplysningene er knyttet til forhold som anses å ha historisk verdi i allmennhetens interesse.

Personopplysningene som behandles av QSPA lagres i Det kongelige hoffs arkivsystemer. Det kongelige hoff har implementert forsvarlige tekniske og organisatoriske tiltak for å ivareta sikkerheten til disse personopplysningene.

Du kan i enkelte tilfeller også selv kreve at dine personopplysninger slettes. For mer informasjon se punkt 6 nedenfor.

5 Tiltak for å ivareta sikkerheten til dine personopplysninger

Vi er opptatt av at uberettigede ikke får tilgang til dine personopplysninger, og benytter derfor flere former for sikkerhetsteknologi som sørger for en god beskyttelse mot uautorisert tilgang og misbruk av dine personopplysninger.

6 Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses, rette innsigelse mot behandlingen og kreve dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

Dersom dine personopplysninger behandles på grunnlag av ditt samtykke har du når som helst rett til å trekke dette samtykket tilbake.

For å ta i bruk dine rettigheter må du henvende til deg til QSPA, se kontaktinformasjon angitt ovenfor eller sende henvendelse til printaward@slottet.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

7 Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

8 Endringer

Hvis det skulle skje endring i vår behandling eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse endringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.